Dataskyddsbeskrivning för Finlands Ekonomer och dess medlemsföreningar

Vi förbehåller oss rätten att göra ändringar i denna dataskyddsbeskrivning. Ändringarna meddelas på denna sida där du alltid hittar den senaste versionen av dokumentet.

Personuppgiftsansvariga

1. Suomen Ekonomit – Finlands Ekonomer ry
Banvaktsgatan 2, 00520 Helsingfors
tfn 0201 299 299, info@ekonomit.fi

2. Ekonomföreningar
Ekonomföreningar
 

3. Studerandeföreningar
Studerandeföreningar

Suomen Ekonomit – Finlands Ekonomer ry förvaltar medlemsregistret på medlemsföreningarnas vägnar och behandlar således personuppgifterna som finns i medlemsregistret.

Syftet med behandling av personuppgifter/rättsgrund

Personuppgifterna används för att sköta medlemsförhållandet och medlemstjänsterna, arbetsmarknads- och samhällsrelaterad intressebevakning, medlemskommunikation, förvaltning av medlemsförteckningen och fakturering av medlemsavgifter.

Användningen av registret grundar sig på föreningens lagstadgade skyldighet att föra en förteckning över medlemmarna (11 § i föreningslagen), en överenskommelse mellan föreningen och medlemmen och på föreningens berättigade intresse, t.ex. ett medlemsförhållande.

Normala källor

Basuppgifter om personerna fås från den anslutningsblankett som medlemmen själv lämnar in samt uppgifter som lämnats i samband med användningen av elektroniska tjänster.  Uppgifter om examen fås ur registren vid universitet som ordnar utbildning i ekonomiska vetenskaper och permanenta adressändringar ur registret som förvaltas av Postens underhållstjänst.

Registrets datainnehåll

Följande uppgifter kan sparas i registret

Personuppgifter:

  • Släktnamn, alla förnamn
  • Personbeteckning
  • Kontaktuppgifter: adress, telefonnummer, e-postadress

Övriga uppgifter:

  • Medlemsnummer
  • Uppgifter om medlemskapet, datum då medlemskapet har börjat och slutat, orsak till utträde
  • Uppgifter om medlemsavgiften
  • Uppgifter om utbildning och arbetsplats
  • Uppgifter om tjänster som utnyttjats
  • Uppgifter om anmälningar till evenemang och deltagande i evenemang
  • Förtroendeuppdrag i Finlands Ekonomer och dithörande uppgifter
  • IP-adress

Uppgifter för personer som avlagt examen i ekonomiska vetenskaper:

  • Släktnamn, alla förnamn
  • Födelsetid eller personbeteckning
  • Kontaktuppgifter: adress, telefonnummer, e-postadress
  • Examen, universitet, tidpunkt för examen
Uppgifternas lagringstider fastställs enligt följande:

Personuppgifter sparas endast så länge det är nödvändigt för att de användningssyften som definieras i denna dataskyddsbeskrivning ska uppfyllas. Personuppgifter kan till nödvändiga delar sparas även efter att medlemskapet upphört i den omfattning som den tillämpliga lagen tillåter eller kräver eller om avtalsförpliktelserna gentemot en tredje part kräver en längre lagringstid. Efter att medlemsförhållandet har upphört kan till exempel sådana personuppgifter sparas som behövs för att svara på yrkanden eller talan i enlighet med de gällande bestämmelserna om preskriptionstid.

Till exempel:

  • Personuppgifter sparas under hela den tid personen är medlem.
  • Medlemsuppgifter sparas högst tio år efter att medlemskapet har upphört.
  • Personuppgifter som gäller en personlig medlemstjänst sparas högst tio år efter att tjänsten har utnyttjats.
  • Uppgifter om examen sparas permanent i matrikelsyfte.

Personuppgifterna raderas när det inte längre är behövligt att spara dem för att lagen eller endera partens rättigheter eller skyldigheter ska uppfyllas.

Skydd av registret

Normalt utlämnande av uppgifter

Vi lämnar ut kontaktuppgifter till våra samarbetspartner för att de ska kunna tillhandahålla medlemsförmåner och -tjänster:

  • Arbetslöshetskassan IAET
  • Tidningshus (endast för att skicka medlemsförmåner som tillhandahålls med stöd av ett samarbetsavtal)
  • Försäkringsbolag och banker (endast för att skicka medlemsförmåner som tillhandahålls med stöd av ett samarbetsavtal)
  • De Högre Tjänstemännen YTN rf
  • Underleverantörer som till exempel systemleverantörer inom elektroniska tjänster

Föreningen är enligt föreningslagen skyldig att föra en förteckning över sina medlemmar och medlemskapet förutsätter således att personuppgifter lämnas ut. Personuppgifter kan också behövas för att få tillgång till medlemstjänster och -förmåner. Om de behövliga personuppgifterna inte lämnas ut kan medlemmen inte utnyttja den avtalade medlemstjänsten eller -förmånen.

Uppgifter kan lämnas ut för direktmarknadsföring av medlemsförmåner och tjänster som gäller yrkesutveckling. Medlemmen har rätt att invända mot användningen av personuppgifter för direktmarknadsföring som gäller yrkesutveckling.

Överföring av uppgifter till tredjeländer

Personuppgifterna sparas i regel inom EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). Personuppgifter kan överföras till ett tredjeland när en samarbetspartner som sköter uppdraget är placerad utanför EU och EES. I detta fall säkerställs ändamålsenliga skyddsåtgärder på det sätt som dataskyddslagstiftningen, t.ex. EU:s allmänna dataskyddsförordning, kräver.

Principer för skydd av registret

Vi samlar endast in sådana personuppgifter som är nödvändiga och behövliga för behandlingen och för förvaltningen av medlemskapet. Uppgifter samlas inte in och sparas inte i större mängder eller längre än vad som är nödvändigt för detta syfte.

Material som innehåller personuppgifter skyddas med ändamålsenliga tekniska lösningar och endast personer som den personuppgiftsansvarige har befullmäktigat har åtkomst till personuppgifterna. Åtkomsten till uppgifter, program och system har med tekniska metoder (användaridentifikation, lösenord) begränsats till personerna som sköter uppgifterna.

Internetanslutningen är skyddad (https).

Registeruppgifter sparas i databaser utifrån separata avtal som ingåtts med tjänsteleverantörerna. Tjänsteleverantörerna sparar säkerhetskopior av registren i låsta och säkra lokaler.

Manuellt material sparas i mappar i ett låst arkiv.

Lokalerna är låsta och passagen till lokalerna övervakas.

Registeranvändarna omfattas av ett sekretessavtal och får således inte lämna ut information som de behandlar.

Dina rättigheter

Rätt till insyn

En medlem har rätt att på begäran få veta om föreningen behandlar personuppgifter om den registrerade. Om medlemmens personuppgifter behandlas har medlemmen rätt att kontrollera uppgifterna om honom eller henne som sparats i medlemsregistret. Rätten till insyn är avgiftsfri när den utnyttjas högst en gång per år.

Begäran om granskning av uppgifterna skickas till personen som ansvarar för registerärenden (se kontaktuppgifterna på denna sida) eller via e-post jasenrekisteri@ekonomit.fi. Begäran ska läggas fram i ett egenhändigt undertecknat eller på motsvarande sätt verifierat dokument eller personligen hos den personuppgiftsansvarige.  Uppgifterna skickas per post till adressen som finns i medlemsregistret.

Rätt att kräva rättelse av uppgifter

En medlem har rätt att kräva att en inexakt, felaktig eller föråldrad uppgift rättas eller i vissa situationer raderas. En begäran om rättelse ska göras skriftligt och tillräckligt detaljerat.

Begäran skickas skriftligt till personen som ansvarar för registerärenden (se kontaktuppgifterna på denna sida) eller via e-post jasenrekisteri@ekonomit.fi.

Övriga rättigheter som gäller behandling av personuppgifter

En medlem har rätt att kräva att behandlingen av personuppgifterna begränsas till exempel om medlemmen väntar på föreningens svar på begäran om radering eller rättelse av uppgifter.

En medlem har rätt att motsätta sig behandlingen av personuppgifter när behandlingen grundar sig på föreningens berättigade intresse eller om personuppgifterna används för direktmarknadsföring.

Om medlemmen själv har lämnat sina personuppgifter till den personuppgiftsansvarige har han eller hon rätt att begära att personuppgifterna överförs till en annan personuppgiftsansvarig om behandlingen av uppgifterna grundar sig på ett avtal och personuppgifterna behandlas automatiskt.  Överföringsrätten gäller således inte manuella arkiverade personuppgifter eller personuppgifter från andra källor än medlemmen själv.

En medlem som anser att hans eller hennes rättigheter enligt dataskyddsförordningen har kränkts, har rätt att anföra besvär hos den behöriga besvärsmyndigheten.

Begäran som gäller den registrerades ovannämnda rättigheter skickas till personen som ansvarar för registerärenden (se kontaktuppgifterna på denna sida) eller via e-post jasenrekisteri@ekonomit.fi.