Tapahtuu tulevaisuudessa: Kokoushuoneen ovella skannataan, ovatko kokoukseen menevät sopivassa olotilassa keskustelemaan ja tekemään päätöksiä. Jos joku ei ole, skanneri ohjaa hänet säätämään olotilansa otolliseksi.
Työpsykologian tohtori Helena Åhman uskoo, että jossain vaiheessa tämä on työelämässä rutiinia.
Vielä lähinnä scifiltä kuulostavan ennusteen antava Åhman tunnetaan yritysjohdon sparraajana, joka on erikoistunut työelämän ongelmatilanteiden hallintaan. Helmikuussa hän voitti Suomen Ekonomien kirjallisuuspalkinnon kirjallaan Keskusteluälykkyys painetilanteissa (Alma Talent 2019).
Kirjan viestille on käyttöä, sillä kommunikaatio on täynnä tilanteita, joissa tarvitaan keskusteluälykkyyttä. Termi tarkoittaa Åhmanin mukaan sitä, kuinka osaamme löytää näkökulmia ja ratkaisuja erilaisissa keskusteluissa ja haastavissa vuorovaikutustilanteissa.
”Se on enemmän taito kuin ominaisuus, ja sitä voi kehittää. Keskusteluälykkyys vaatii tilannetajua”, Åhman kuvaa.
Huomaatko, miten tulkitset?
Tilannetajun avainsana on analyyttisyys. Se tarkoittaa sekä omien että toisten olotilan huomaamista. Tunnistatko, millaisessa olotilassa olet ennen keskustelua? Entä vastapuolesi?
Havainnot ja tulkinnat ovat lisäksi kaksi eri asiaa, ja ne on syytä osata erottaa toisistaan erityisesti konfliktitilanteissa. Pitää oppia näkemään, miten tulkitsee tilanteita.
Åhman kertoo esimerkin. Kuvitellaan, että olet menossa tärkeään kokoukseen, jossa käsitellään vaikeaa asiaa.
Jotta pystyy miettimään, täytyy ensin pysähtyä.
”Ensimmäiseksi kannattaa pysähtyä ja miettiä, onko itse sellaisessa tilassa, jossa ylipäätään voi keskustella oivaltavasti. Ovatko aivosi hälyiset? Se on hyvin yleistä.”
Åhmanin mukaan omaa olotilaa voi säädellä, mutta se pitää ensin tunnistaa. Ja jotta ylipäätään pystyy miettimään, täytyy pysähtyä.
Nopein keino pysähtymiseen on hengityksen rauhoittaminen. Hengittämällä voi kertoa aivoille, että kaikki on ok.
”Usein teemme sen virheen, että olemme jo ennen kokousta ylivirittyneessä tilassa.”
Ennemmin lähemmäs kuin kauemmas
Åhman on puhunut aiheesta etenkin työelämän painetilanteiden kautta, mutta samat säännöt sopivat moneen muuhunkin tilanteeseen. Jos puhuu parhaan kaverin kanssa, ei välttämättä tarvitse erityisesti miettiä, mitä ja miten sanoo. Mitä enemmän paine kasvaa, sitä paremmin kannattaa olla tietoinen kommunikaation keinoista.
Åhmanin mukaan periaatteet ovat hyödyllisiä monenlaisissa keskustelutilanteissa. Jos pöydässä on tunteenomainen tilanne, tärkeintä on lähteä ensin avaamaan keskustelua.
”Jos tietää, että keskustelusuhteessa on jokin hankaluus, useimmat haluavat paeta tilanteesta. Mieluummin pitäisi mennä lähemmäs.”
Kysymällä osoittaa arvostavansa toista.
Mutta miten mennä lähemmäs, jos tilanne on jo kireä? Keskustelua voi avata vaikkapa hyvällä kysymyksellä. Tällöin luo samalla tunnesidettä ja osoittaa arvostavansa toista.
Jos keskustelukumppanisi reaktio ei ollut toivomasi kaltainen, mieti, mitä tuli sanottua. Pakita ja mieti, mitä nyt kannattaisi tehdä.
”Pakittamisen taito on tärkeä. Voi sanoa vaikka, että sori, sanoin kömpelösti. Ja jatkaa sitten keskustelua”, Åhman ehdottaa.
Melko moni vaativa tilanne sujuu hyvin, jos pystyy viestimään sekä suoraan että myötätuntoisesti. Pyri pitämään molemmista kiinni.
Mieti lisäksi, onko toinen varmasti kokenut, että hän on tullut kuulluksi. Samaa mieltä ei tarvitse olla, mutta on tärkeää, että päästään keskustelemaan.
Uskallatko keskustella?
Helena Åhmanin mukaan yleinen virhe on alkaa heti etsiä ratkaisua, kun tilanteessa on aistittavissa vahvoja tunteita. Tärkeämpää olisi ensin avata keskustelua. Tämä pätee kaikkeen kommunikaatioon, myös esimerkiksi myyntityöhön: tärkeää on keskustelurohkeus.
Keskusteluälykkyyttä tarvitaan etenkin, jos kaikki ei mene hyvin. Silloinkin on tärkeä edetä suoraan ja myötätunnon kautta.
Tunne kertoo jostakin, jonka taustalla on tarve.
Tunne, joka näkyy itsessä tai keskustelukumppanissa, on kuin auton varoitusvalo, joka kertoo öljyn loppumisesta. Mitä esiin nousevan tunteen takana mahtaa olla? Tunne kertoo jostakin syvemmästä, ja taustalla on yleensä tarve. Mikä se tarve on ja miten voin auttaa sen täyttymiseen?
Tunteet voivat myös auttaa keskustelua eteenpäin.
”Jokainen konfliktitilanne ja haastava vuorovaikutustilanne on tarina, josta minä näen vain osan.”
Jokaisella meistä on tarve tulla ymmärretyksi ja kuulluksi. Jos kielteinen tunne tulee kuulluksi, se yleensä laimenee.
Pyri vuoropuheluun
Tärkeää on myös pitää keskustelu keskusteluna, ei vain yksinpuheluna. Varsinkin jos tilanne menee hankalaksi, tulisi pyrkiä vuoropuheluun.
Mutta mitä jos toinen on vain hiljaa? Åhmanin mielestä hänelle voi ehdottaa, että jospa palataan tähän vähän myöhemmin.
Hiljaisuuskin voi olla hyvä tapa saada lisää tietoa vastapuolesta ja jatkaa asian käsittelyä.
”Joskus on hyvä sanoa itselle, että ole hiljaa ja anna toisen ajatella.”
Omia puheitaankin on hyödyllistä miettiä jo etukäteen. Hyvä valmistautuminen ei lukkiuta tilannetta vaan lisää joustavuutta.
”Mieti siksi ennen keskustelua, mikä on hankalin tilanne, joka siinä voi tulla vastaan. Jos se tulee, olet vahvoilla, kun olet jo miettinyt tapoja reagoida.”
Vinkkejä korona-ajan keskusteluun
Koronapandemia ja etätyöt ovat muuttaneet kommunikaatiota. Kun keskustelukumppaneita ei näe kovinkaan usein kasvokkain, paljon nonverbaalia ja muuta viestintää jää väliin. Åhmanin mielestä kommunikaation onnistumiseksi nyt on erityisen tärkeää:
• Sanoittaa kaikkea nähtyä. ”Sanoa esimerkiksi, että musta kuulostaa, että sanoit näin, mutta olenko ymmärtänyt oikein?”
• Muistaa vaikeassa tilanteessa, että näemme siitä vain osan. ”Näin pysymme uteliaana sille, millainen ihminen on teon takana. Haluamme hankkia lisätietoa ja etsiä lisää näkökulmia.”
• Laajentaa omaa työkalupakkia. ”Kannattaa etsiä uusia keinoja, joilla keskustelut ja neuvottelut onnistuvat.”
• Vaalia keskustelurohkeutta. ”Maailma on täynnä keskusteluja, joita ei käydä, vaikka pitäisi.”
• Tarkistaa ja kyseenalaistaa. ”Omat havainnot ja tulkinnat eivät välttämättä ole aina oikeita.”
Helena Åhman on tieto- ja rikoskirjailija, yrittäjä, puhuja, juontaja ja valokuvaaja, joka on väitellyt työpsykologiasta tekniikan tohtoriksi.
Teksti: Elina Venesmäki
Kuvat: iStock ja Ville Juurikkala
Artikkeli on julkaistu Ekonomi-lehdessä 2/2021.
Lue myös:
Riikka Sipilän blogi: Osaamista on kehitettävä, mutta kaikkea ei tarvitse osata
Markku ”Rive” Kanerva: ”Tiimiin tarvitaan ennen kaikkea joukkuepelaajia”